Обоснование необходимости использования ИС в складском учете

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ООО «Гусевский хлеб-Плюс» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно — суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае — повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, ИС призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью ИС является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т. п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур).

Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т. д. Эти задачи имеют итеративный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т. д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная информационная система будет реализована в отделе бухгалтерии в блоке выписки. Пользователем этой системы будет человек, занимающийся учетом товаров на складах, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Информационная система позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались в ручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры — это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически укажутся все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая информационная система.

При поиске нужного объекта (суммы, документа, количества), если не будет известен документ, в котором его искать, нужно будет перелистать всю кипу документов и просмотреть каждую позицию. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Возникают сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Использование автоматизированной системы позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно повысить трудоемкость сотрудника, который может теперь выполнять не только свою работу, но и взять на себя ряд других обязанностей.

Создание собственной автоматизированной системы позволит учесть все особенности, разрабатывается только то, что нужно, и как нужно. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца. Автоматизация управления торговыми процессами в ООО «Гусевский хлеб-Плюс» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Необходимость автоматизации процесса формирования заказа возникла в результате искаженной информации, т.к. информация принималась по телефону, а она в свою очередь может быть принята не верно из-за помех радиосети (телефонная связь) не правильно услышав наименование товара или количества, или не работала телефонная связь и заявка была получена не своевременно. Заявка записывалась на лист, который не является документом и за него ни кто не несет ответственность.

При автоматизации требуется учитывать следующие требования:

• -решение задач в установленные сроки;
• -обеспечение минимальных трудовых и стоимостных затрат на обработку данных;
• -обеспечение достоверности обрабатываемой информации;
• -наличие возможности обработки данных на ЭВМ.

Эти требования могут быть выполнены за счет нескольких факторов:

• -сокращение числа операций, особенно ручных;
• -разработка системы жесткого контроля вводимой информации;
• -снижение объема обрабатываемых данных.

При обработке данных желательно использовать массивы нормативно-справочной информации. Это дает преимущества в скорости поиска, выбора, сортировки и т. д. При этом необходима возможность просмотра полученных результатов перед оформлением и передачей выходной информации.

Использование вычислительной техники при решении задач, описываемого в данной работе, обуславливается рядом факторов. Объем и качество выходной информации не позволит решать задачи без использовании вычислительной техники быстро и, что важно, корректно. При автоматизации процесса, формирования заявки, позволит своевременно получать достоверную информацию о заказе, в короткие сроки сформировать заявку поставщику. Также необходимо вести автоматизированный складской учет, поскольку номенклатура и ассортимент материалов и товаров достаточно велик.

Внедряемая система складского учета на предприятии должна обеспечивать выполнение следующих автоматизируемых функций:

• -поступление товаров;
• -перемещение товаров со склада в производство;
• -ведение справочной информации;
• -составление ведомостей по остаткам;
• -ведение отчетов, в т. ч. товарного отчета и т. д;