Технологии автоматизации офиса в современном обществе

Офис как информационная система

Из всех видов технологий информационная технология сферы управления предъявляет самые высокие требования к человеческому фактору, оказывая принципиальное влияние на квалификацию специалиста, содержание его труда, физическую и умственную нагрузку, профессиональные перспективы и уровень социальных отношений. Оптимальная информационная технология, обладающая высокой гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям, является непременным условием повышения эффективности управленческого труда в любом офисе. В системах делопроизводства доля информации, представленной на бумажных носителях, в последнее время сократилась благодаря интенсивному развитию:

• — современных технологий работы с документами;
• — средств автоматизированного ввода документов (в том числе и рукописных) в компьютер;
• — текстового и даже графического видов обработки документов, позволяющих просто и оперативно вносить в них изменения;
• — систем электронной транспортировки;
• — доступа к справочной информации через базы данных и др.

Главным условием успешной профессиональной деятельности офисного работника становится умение использовать компьютерные средства обработки информации. При автоматизации происходит перераспределение труда из областей деятельности, требующих более низкой квалификации в области, требующие более высокой квалификации, только наработка огромного технологического потенциала создает предпосылки для абсолютного роста производительности труда.

К офисным задачам относятся:

• — делопроизводство,
• — управление,
• — контроль управления,
• — составление отчетов,
• — поиск информации,
• — ввод и обновление информации,
• — составление расписаний,
• — обмен информацией между отделами офиса, между офисами предприятия и между предприятиями.

Типовые процедуры, выполняемые в перечисленных выше задачах:

• — обработка входящей и исходящей информации (чтение и ответы на письма, написание отчетов, циркуляров и прочей документации, которая может включать также рисунки и диаграммы);
• — сбор и последующий анализ данных (отчетность за определенные периоды времени по различным подразделениям в соответствии с различными критериями выбора);
• — хранение поступившей информации (быстрый доступ к информации и поиск необходимых данных).

Решение перечисленных задач требует выполнения следующих условий:

• — работа между исполнителями должна быть скоординирована;
• — движение документов должно быть по возможности оптимизировано;
• — должна быть предоставлена возможность взаимодействия подразделений в рамках офиса и офисов в рамках объединения.

С помощью АИТУ можно реализовать, как минимум, три важнейших этапа обработки и использования офисной информации;

• — учет;
• — анализ;
• — принятие решений.