Алгоритмы создания документов, схемы прохождения документов в торгово-закупочных операциях

Рисунок 9. Схема документооборота при поступлении товаров и услуг Рисунок 10. Схема документооборота при оптовой торговле.

Рисунок 11. Схема документооборота при учете основных средств.

Рисунок 12. Схема документооборота при начислении заработной платы Документ «Поступление товаров и услуг» служит для отражения различных операций по поступлению товаров. С помощью этого документа можно отразить такие операции как покупка товаров, прием товаров на комиссию, поступление товаров и материалов в переработку, а также покупку оборудования.

Документ «Счет-фактура полученный» всегда вводится на основании другого документа, который является его документом-основанием и после записи документа-основания.Информация в документе «Счет-фактура полученный» заполняется в соответствии с информацией, введенной в документе-основании. Для ввода документа «Счет-фактура полученный» в документах, на основании которых он вводится, предусмотрена кнопка «Ввести счет-фактуру» .Документы «Счет-фактура полученный» хранятся в одноименном списке документов. Информация о полученном счете-фактуре регистрируется в книге покупок после проведения документа «Формирование записей книги покупок» .

Документ «Установка цен номенклатуры» предназначен для документального фиксирования изменения отпускных цен. При проведении документа информация о ценах записывается в регистр сведений «Цены номенклатуры» по каждой позиции номенклатуры. В документ вводится список позиций номенклатуры, и для них назначаются цены. Цены могут быть назначены в любой валюте и для любой единицы измерения.

Документ «Поступление доп. расходов» предназначен для учета тех услуг сторонних организаций, которые оказывают влияние на себестоимость товаров.

Документ «Платежное поручение (исходящее)» предназначен для учета списания безналичных денежных средств. Также, с его помощью печатаются формы исходящих платежных поручений.

Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) предназначен для учета выплаты наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксирован расход наличных денежных средств по различным торговым операциям:

• · Оплата поставщику
• · Возврат денежных средств покупателю
• · Выдача денежных средств подотчетнику
• · Прочий расход денежных средств
• · Выплата заработной платы
• · Взнос наличными в банк
• · Инкассация денежных средств

В случае оформления выплаты денежных средств поставщику или комитенту «РКО» может быть выписан на основании документов «Заказ поставщику», «Поступление товаров и услуг» или документа «Отчет комитенту». При оформлении таких операций следует устанавливать вид операции «Оплата поставщику» .

В документе «Счет на оплату» предусмотрена возможность подключения системы оповещения о предстоящих операциях по заказу (отгрузке или оплате заказа). Для этого надо установить флаг в поле «Напоминание» и указать время, когда надо выдать оповещение о заказе. Информацию о счете на оплату можно посмотреть только в списке текущих сделок, в календаре пользователя информация о счетах не отображается.

Документ «Платежное поручение (входящее)» предназначен для учета поступления безналичных денежных средств. Выбор варианта использования производится из меню, выпадающего по кнопке «Операция».

Документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) предназначен для учета поступлений наличных денежных средств. В зависимости от установленного вида операции с помощью данного документа может быть зафиксировано поступление наличных денежных средств по различным торговым операциям.

Документ «Реализация товаров и услуг» предназначен для фиксации факта реализации (отгрузки) товаров. Отгрузка и отпуск товаров на комиссию (передачи товаров на реализацию) в конфигурации фиксируется одним и тем же документом с установленным видом операции «Продажа, комиссия».

Документ «Счет-фактура выданный» предназначен для выписки счета-фактуры при реализации товаров, работ и услуг или при получении аванса (предоплаты) от покупателей. Вводится только на основании проведенного документа реализации («Реализация товаров и услуг», «Отчет комиссионера о продажах», «Отчет комитенту о продажах товаров») в котором уже есть все основные данные: о покупателе, о реализованных товарах, работах или услугах. Дополнительные сведения (например, номер и дата расчетного документа) вносятся непосредственно при заполнении документа «Счет-фактура выданный» (для счетов-фактур на аванс на основании документов по приходу денежных средств эти сведения вносятся автоматически).Для ввода документа «Счет-фактура выданный» в документах, на основании которых он вводится, предусмотрена кнопка «Ввести счет-фактуру».

Документ «Формирование записей книги покупок» предназначен для регистрации вычетов сумм НДС. Табличная часть «Вычет НДС по приобретенным ценностям» предназначена для регистрации в книге покупок сумм НДС, уплаченных поставщикам приобретенных ценностей, в соответствии со ст. 171−172 НК РФ. Табличная часть «Вычет НДС с авансов» для автоматизированного предъявления к вычету сумм налога на добавленную стоимость, ранее исчисленных с полученных авансов.

Документ имеет два режима:

• — Принятие НДС к вычету по ценностям, используемым для «обычных» операций, облагаемых НДС (то есть облагаемых по ставкам 18%, 10% и т. п., кроме ставки 0%);
• — Принятие НДС к вычету по ценностям, использованным для операций, облагаемых НДС по ставке 0%.
• — Документ «Формирование записей книги продаж» предназначен для регистрации сумм НДС которые непосредственно связаны с начислением НДС к уплате в бюджет.

Документ «Принятие к учету ОС» предназначен для отражения принятия основных средств к бухгалтерскому и налоговому учету.

Для вызова документа выберите пункт главного меню ОС — Принятие к учету ОС. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

Принятие основных средств к учету означает, что формирование стоимости основного средства окончено. Как правило, это происходит одновременно с вводом основного средства в эксплуатацию.

Принятие к учету основных средств отражается в бухгалтерском и налоговом учете. В табличной части указываются основные средства, реквизиты которых необходимо изменить.

Для быстрого заполнения табличной части однотипными объектами основных средств, имеющими одинаковые наименования, нужно ввести в табличную часть хотя бы один такой объект. Затем следует воспользоваться кнопкой Заполнить в командной панели табличной части. При выборе в выпадающем меню пункта По наименованию табличная часть будет заполнена объектами основных средств, имеющими такое же наименование, как у введенного первоначально.

Документ «Модернизация ОС» предназначен для отражения в учете модернизации (реконструкции) основных средств для целей бухгалтерского и налогового учета.

Для вызова документа выберите пункт главного меню ОС — Модернизация ОС. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

В шапке документа вносятся сведения об объекте строительства, с которого списываются затраты по модернизации, для бухгалтерского и налогового учета — счет учета затрат, а так же суммы модернизации, отдельно для каждого из видов учета.

Документ «Подготовка к передаче ОС» используется, если сделка по передаче основного средства подлежит государственной регистрации.

Для вызова документа выберите пункт главного меню ОС — Подготовка к передаче ОС. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства» .

Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

Сумму модернизации можно получить автоматически — при нажатии кнопки «Рассчитать суммы» суммы модернизации заполнятся автоматически по данным учета на момент формирования документа.

В табличной части «Основные средства» указываются объекты основных средств, которые модернизируются (реконструируются).

Документ «Списание ОС» предназначен для отражения в учете выбытия основного средства в связи с моральным и физическим износом, а также при ликвидации в связи с чрезвычайной ситуацией.

Для вызова документа выберите пункт главного меню ОС — Списание ОС. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

Выбывающие объекты выбираются из справочника «Основные средства».

Для каждого объекта основных средств указывается текущая балансовая стоимость, сумма накопленной на начало месяца амортизации, расчетная сумма амортизации, которая должна быть доначислена за текущий месяц.

Для более быстрого заполнения табличной части документа необходимо воспользоваться кнопкой «Подбор» .

После формирования списка основных средств, подготавливаемых к передаче необходимо воспользоваться кнопкой «Заполнить» для заполнения табличной части информацией об объектах основных средств по данным учета, сумма амортизации за текущий месяц определяется расчетным путем в документе.

Документ «Начисление зарплаты работникам организаций» предназначен для ввода начислений работникам организации в конце месяца.

Для вызова документа выберите пункт главного меню Зарплата — Начисление зарплаты работникам организаций. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).

В документ следует вводить суммы начислений, облагаемых по ставке 13%(и 30%). Для остальных видов доходов используется документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН». Табличные части документа можно заполнять автоматически (меню «Заполнить) либо вручную.

В соответствующих полях документа указываются:

Организация (документ вводится как по головным организациям, так и по организациям, у которых есть головная организация; по умолчанию используется организация, указанная в настройках пользователя);

Подразделение — если указано подразделение, документ будет автоматически заполняться данными работников этого подразделения.

Ответственный (по умолчанию это ответственный, указанный в настройках пользователя);

Месяц начисления (по умолчанию текущий месяц) — определяет, в каком месяце регистрируются данные.

Меню «Заполнить» позволяет автоматически заполнить документ. Документ заполняется работниками всей организации или указанного подразделения организации, либо произвольным списком работников. Поле «Подразделение» в шапке документа служит только для целей автоматического заполнения документа.

Автоматически документ может заполняться двумя способами:

• * по плановым начислениям
• * списком работников

При заполнении способом «По плановым начислениям» выбираются плановые начисления тех работников, которые числятся в указанной в документе организации и указанном в документе подразделении (если оно выбрано). При заполнении способом «Списком работников» выбираются плановые начисления работников, удовлетворяющих условиям, указанным в открывающейся при этом форме.

Размер начисления заполняется без учета отработанного времени.

Важно! Если размер начисления зависит от отработанного времени, то его следует откорректировать вручную.

Суммы НДФЛ можно рассчитать автоматически, для этого предназначена кнопка «Рассчитать», расположенная на закладке «НДФЛ».

Кнопка «Рассчитать вычеты» предназначена для автоматического расчета суммы вычета в текущем месяце, когда по указанному коду дохода полагается ограниченный годовой вычет.

Документ «Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН» предназначен для корректировки вручную данных учета по НДФЛ, ЕСН и пособий по социальному страхованию.

Для вызова документа выберите пункт главного меню Зарплата — Учет НДФЛ и ЕСН ;

Ввод доходов и налогов НДФЛ и ЕСН. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить). Учет по НДФЛ ведётся на закладках «НДФЛ: доходы и налоги», «НДФЛ по ставке 13%» и «НДФЛ удержанный» .

Учет по ЕСН ведётся на закладках «ЕСН: доходы» и «ЕСН: налоги». Учет пособий по социальному страхованию ведётся на закладках «ФСС: расходы» и «ФСС: по уходу за ребенком» .

Документ «Расчет ЕСН» предназначен для:

Учета начисленных работникам организации доходов для целей налогообложения ЕСН;

Исчисления и регистрации сумм единого социального налога и страховых взносов в ПФР.

Для вызова документа выберите пункт главного меню Зарплата — Расчет ЕСН. Далее нажмите в командной панели кнопку Добавить (или клавишу Insert или воспользуйтесь меню Действия — Добавить).