Создание запросов базы данных «Учёт документов»

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных. В СУБД Access есть несколько видов запросов:

• · Запросы на выборку, которые возвращают данные из одной или нескольких таблицы и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновлять
• · Запросы с параметрами, при выполнении отображающие в диалоговом окне приглашение ввести данные, например условие
• · Перекрёстные запросы, которые используют для расчётов и представления данных в структуре, облегчающей их анализ
• · Запросы на изменение, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей.
• · Запрос SQL, создаваемый при помощи javascript.

Запросы в СУБД Access создаются несколькими способами, но наиболее доступный из них — это Конструктор запросов. Для этого во вкладке «Создание» и в группе «Запросы» нужно найти Конструктор запросов. Далее откроется окно, которое будет предлагать добавить таблицы. После добавления нужно нажать «Закрыть» и приступить к созданию условий запроса. Условия — это «фильтры», добавляемые в запрос для указания элементов, которые он должен возвратить.

В строке «Условия отбора» пишется условие. Оператор Like можно использовать для поиска значений полей, соответствующих указанному шаблону. В качестве шаблона, можно указать полное значение (например, Like*"отдел п*") .

В выражениях оператор Like может использоваться для сравнения значения поля со строковым выражением. Например, если в запросе SQL указать Like «C*», запрос вернет все значения полей, начинающиеся на букву C. В запрос с параметрами можно предложить пользователю ввести шаблон для поиска.

Чтобы настроить в запросе ввод условий при его выполнении, создаётся запрос с параметрами. Это даст возможность использовать запрос повторно, не открывая его в Конструкторе для изменения условий.

Параметр — это часть сведений, предоставляемых запросу при его выполнении. Параметры можно использовать отдельно или в составе длинных выражений для формирования условия запроса.

Создание параметра аналогично добавлению обычного условия в запрос: сначала создаётся запрос на выборку, который затем открывается в конструкторе.

В строке Условия поля, к которому нужно применить параметр, вводится текст, который нужно отобразить в поле параметра, заключив его в квадратные скобки, например: [Дата]В условии можно использовать несколько параметров. Например, выражение Between [] и And [] при выполнении запроса создаст два поля.

Таким образом, необходимо создать простой запрос (рис. 15), запросы с выборкой (рис. 16−17) и запрос с параметром (рис. 18).

Рисунок 15. Простой запрос.

Рисунок 16. Запрос с выборкой.

Рисунок 17. Запрос с выборкой.

Рисунок 18. Запрос с параметром.