Обоснование использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

В настоящее время все предприятия испытывают настоятельную потребность в расширении аналитических работ, связанных с разработкой перспектив развития, комплексной оценкой эффективности применения различных форм хозяйствования, своевременной выработкой оперативных управленческих решений.

При помощи ЭВМ на оптовом предприятии ЗАО «Посад резинотехника» автоматизирован учет поступления и продажи товаров, учет расчетов с поставщиками и покупателями, операций по расчетному счету, количественно-суммовой учет. В общем объеме учетных работ эти задачи имеют значительный удельный вес.

Их автоматизация позволяет сократить ручные операции, ускорить обработку информации, повысить точность учета. В памяти ЭВМ хранится и может быть выдана на печать детальная информация о количестве поступления и продажи конкретного товара по каждому документу в случае несовпадения величины запаса с данными машинного учета.

Исходной информацией для учета являются первичные документы. При ручном учете, а также частичной автоматизации обработки информации каждое подразделение оптового предприятия (бухгалтерия, отдел закупок и продаж и др.) для выполнения возложенных на них функций вводит в ЭВМ по существу одни и те же данные из первичных документов, на основе которых составляются отчетные и другие выходные документы бухгалтерского, оперативного и статистического учета. Создание в каждом подразделении своей собственной информационной базы приводит к многократному дублированию информации, увеличению времени и стоимости ее обработки.

Главное назначение автоматизированной системы обработки экономической информации в данном случае — повысить эффективность выполнения основных функций бухгалтера, поскольку, как можно увидеть, функционирование блока выписки связано с очень большим документным и информационным потоком. Кроме того, АСОЭИ призвана улучшить оперативность принятия решений, повысить производительность труда, снизить количество вычислительных ошибок при помощи автоматизации процесса обработки информации, содействовать эффективному и безопасному хранению и доступу к информации.

Целью АСОЭИ является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать, анализировать и использовать информацию по учету складских операций и реализации продукции.

Сотрудники оптовых предприятий более половины рабочего времени затрачивают на выполнение многочисленных трудоемких учетно-технических операций обработки информации, связанных с оперативным учетом поступления, продажи и запасов товаров. Выполнение элементарных процедур обработки данных не требует специальных знаний. По мере роста объема информации доля таких работ возрастает. Это ведет к уменьшению времени на выполнение таких важных творческих работ, как изучение конъюнктуры торговли, определение потребности в товарах, контроль, анализ и регулирование поставок и запасов товаров и т. п.

Массовые, повторяющиеся операции по оформлению оптовой продажи товаров, ведению оперативного учета относятся к числу задач, поддающихся формализации и, следовательно, автоматизации.

Автоматизация оперативного управления торговыми процессами требует тщательной проработки состава переменной и постоянной информации. Данные, характеризующие, например, товары, оптовых покупателей (постоянная информация), должны обеспечить как автоматизацию обработки заказов, оперативного учета поступления и продажи товаров.

Каждая отгрузка товаров сопровождается оформлением счета-фактуры типовой формы. Счет-фактура составляется в двух экземплярах, один из которых предоставляется покупателю не позднее 10 дней с даты отгрузки товаров. В стандартную поставку включены необходимые настройки, полностью автоматизирующие процесс формирования и регистрации входящих и исходящих счетов-фактур.

В системе имеется классификатор товаров, который не только существенно облегчает поиск нужного товара, но и дает возможность подобрать аналоги, если какой-то товар в данный момент отсутствует.

Автоматизация управления торговыми процессами в ЗАО «Посад резинотехника» повышает его оперативность и эффективность, улучшает товароснабжение розничной торговой сети.

Неотъемлемую часть процесса разработки сложной информационной системы составляет решение таких ключевых вопросов, как выбор состава вычислительной техники, определение их характеристик.

Критериями выбора технических средств являются:

• * надежность функционирования системы;
• * функциональная полнота системы;
• * быстродействие;
• * минимизация затрат на стоимость: аппаратных средств, прикладных систем, сопровождения системы, развития системы.

Состав и основные характеристики ПЭВМ, предназначенной для решения рассматриваемого комплекса экономических задач приведены в таблице.

Технические характеристики.