Организация документооборота в учреждении

Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Объем документооборота — это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.

Учет объема документооборота осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• · Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• · Потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• · Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Прием и обработка поступающих документов.

При обработке поступающих документов происходит следующий документооборот:

• · Прием поступающих документов
• · Первоначальная (экспедиционная) обработка документов
• · Регистрация документов
• · Рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции)
• · Исполнение документов