Обобщенный алгоритм решения задачи

Концептуальная модель обработки данных в автоматизированной информационной системе бухгалтерского учета представлена на рис. 3.2. Она реализует процедуру бухгалтерского учета, под которой понимается строгая последовательность выполнения бухгалтерских действий в процессе регистрации, накопления и обработки учетных данных с целью формирования финансовой отчетности и управленческих сводок.

Процедура бухгалтерского учета, как известно, предполагает выделение бухгалтерских действий, выполняемых единовременно в момент создания предприятия и текущих бухгалтерских действий, осуществляемых в каждом отчетном периоде. Аналогичное происходит и при внедрении и функционировании компьютерной системы бухгалтерского учета с поправкой на то, что часто система внедряется на действующем предприятии. Здесь также выделяют два этапа: подготовительный и текущий.

Подготовительный этап связан с вводом системы автоматизации учета в эксплуатацию. Работы, выполняемые на этом этапе, носят единовременный, разовый характер. Наряду со специальными подготовительными работами, относящимися к области компьютеризации, такими как установка системы, настройка отдельных параметров, организация справочников и других, выполняются работы, составляющие процедуру бухгалтерского учета — ввод начальных остатков счетов на основе инвентаризационных описей имущества и обязательств, составление вступительного баланса на момент ввода системы в эксплуатацию. Среди специальных подготовительных работ выделяют организацию справочников и, прежде всего, справочников бухгалтерских счетов, субсчетов, аналитических счетов. Построение справочников счетов, субсчетов — компьютерного плана счетов, реализованная в программном средстве модель аналитического учета, организация связи синтетических и аналитических счетов влияют на технологию обработки учетных данных.

При функционировании системы автоматизации учета процесс обработки информации сводится к циклически повторяемой в каждый отчетный период последовательности действий. Здесь выделяются три основные этапа, соответствующие трем стадиям учетного процесса:

• 1. документирование хозяйственных операций и формирование внутримашинной базы учета;
• 2. обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов;
• 3. завершение отчетного периода и формирование регламентированной внешней отчетности: бухгалтерской, налоговой, отчетности во внебюджетные фонды и др.

Рис. 3.2 Концептуальная модель обработки данных в АИС-БУ

Совершившиеся факты производственно-хозяйственной и финансовой деятельности находят отражение в первичных документах, которые подтверждают их законность и достоверность. Бухгалтерские действия по обработке данных документов включают стоимостную оценку фактов, идентификацию их по времени, классификацию в номенклатуре плана счетов конкретного экономического субъекта. Естественно, в системах компьютерного учета первичные бухгалтерские действия автоматизированы (за исключением идентификации фактов по времени) и зависят от реализуемой в системе технологии первой стадии учетных работ. В результате этих действий в информационной базе учета формируются и регистрируются входящие данные АИС БУ — бухгалтерские записи, относящиеся к каждому отдельному факту хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия. В дальнейшем факты хозяйственно-производственной и финансовой деятельности предприятия, оказывающие влияние на финансовое положение предприятия, будем именовать хозяйственными операциями.

В системах компьютерного учета в состав бухгалтерской записи наряду с основными реквизитами проводки входят дополнительные классификационные и идентификационные характеристики, подчеркивающие индивидуальность хозяйственной операции. Такую запись называют «расширенной проводкой». В общем случае она включает:

• 1. дебетуемый счет;
• 2. кредитуемый счет;
• 3. основания проводки;
• 4. классификационные реквизиты;
• 5. идентификационные реквизиты.

Основания проводки — поля записи, отводимые под стоимостные значения показателей, характеризующих хозяйственную операцию (сумма операции в национальной и иностранной валюте), а иногда и под натуральные показатели.

Классификационные реквизиты — поля записи, используемые под аналитические счета, группировочные реквизиты (например, структурные подразделения предприятия, вид операции и др.), расшифровывающие реквизиты (например, коды единицы измерения, код валюты и др.).

Идентификационные реквизиты — поля записи, используемые под дату совершения операции, номер документа, т. е. под реквизиты, которые не являются ключами группировки данных при расчетах.

В ряде программных продуктов используются многострочные проводки, в которых бухгалтерская запись может состоять из взаимосвязанных нескольких записей, в каждой из которых дебетуется или кредитуется один счет. Этот же принцип может использоваться при формировании записей на забалансовых счетах.

Хозяйственная операция в учете может отражаться одной или несколькими проводками. Совокупность проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в учете, в компьютерных системах получила название «бухгалтерская операция» . Бухгалтерская операция с одной проводкой это лишь частный случай общего определения.

Бухгалтерская операция отличается от бухгалтерской записи тем, что в компьютерных системах она часто имеет структурированное представление (рис. 3.3). Как правило, бухгалтерская операция представляется двумя уровнями: заголовок операции и одна или несколько расширенных проводок. В заголовок операции выносятся реквизиты общие для всех проводок бухгалтерской операции. Это идентификационные реквизиты: вид, номер и дата документа или документов, характеризующих хозяйственную операцию, а также часть классификационных реквизитов: субъекты операции, сумма операции, комментарий (краткое содержание) хозяйственной операции и др.

Рис. 3.3 Двухуровневая структура бухгалтерской операции

В информационной базе учета данные обо всех хозяйственных операциях предприятия с момента начала эксплуатации хранятся в массиве информации о хозяйственных операциях. Информация в этом массиве может храниться как в виде расширенных проводок, так и в виде бухгалтерских операций, в хронологическом порядке. Этим компьютерная технология учета отличается от ручной технологии, при которой регистрация учетных записей выполняется в журналах, являющихся хронологическими регистрами. Компьютерный журнал регистрации хозяйственных операций рассматривается как выходной документ, который позволяет просмотреть данные о хозяйственных операциях, зарегистрированных в массиве. При этом данные о хозяйственных операциях могут быть представлены за любой временной интервал, а также фрагментарно в заданном срезе.

В компьютерных системах учета реализована разная технология работы с документами, разные способы формирования бухгалтерских записей, разные способы хранения данных в массивах хозяйственных операций, методы поиска и выборки данных, их представления в журналах хозяйственных операций.

Записи массива информации о хозяйственных операциях, зарегистрированные на входе системы, дают импульс движению информации. В процедуре бухгалтерского учета движение учетной информации рассматривается как отражение учетных записей в регистрах. Регистры, их связь, способы обобщения и группировки в них информации являются одними из важнейших элементов формы бухгалтерского учета. И именно здесь проявляются наиболее существенные различия в формах учета и реализации бухгалтерской процедуры.

В настоящее время существует широкий выбор различных систем автоматизации бухгалтерского учета. Не следует делить их на плохие и хорошие, сильные слабые. Все они хороши и их возможности находят практическое применение на предприятиях различного размера, профиля и рода деятельности. При автоматизации следует выбрать необходимую систему автоматизации бухгалтерского учета, исходя из задач и имеющихся ресурсов.

Для того, чтобы перевод бухгалтерии на компьютер был эффективен и дал результат, следует учесть следующие аспекты.

Во-первых, важно правильно выбрать время для внедрения автоматизации и оценить ее сроки. Не следует вводить в эксплуатацию программы в «горячий сезон» и в период массовых отпусков сотрудников. Если требуется доработка типовой конфигурации, то обязательно нужно выделить время на подготовку технического задания и работу программистов внедренческой фирмы. Проверить, все ли аспекты деятельности фирмы учтены.

Во-вторых, уделить особое внимание подготовке персонала.

• · Взять в штат или по совместительству технического специалиста, который будет отвечать и поддерживать исправную работу техники, компьютерной сети, системного программного обеспечения.
• · Целесообразно предварительно провести обучение сотрудников работе за компьютером, новой программе и новым возможностям, которые она дает.

В-третьих, реально оценить возможности сотрудников и готовность автоматизируемых участков.

В-четвертых, необходимо организовать четкое взаимодействие всех автоматизируемых участков (складов, секций, бухгалтерии) и распределение функций по сотрудникам.

При автоматизации бухучета важно не просто перевести всю бумажную работу на компьютер. Важно, чтобы это увеличило эффективность работы бухгалтерии и улучшило контроль над финансово-хозяйственной деятельностью предприятия, что в свою очередь увеличит эффективность управления предприятием, и, как следствие, эффективность его работы.

Для того чтобы эффективно провести автоматизацию, следует, в первую очередь, хорошо представлять, что же такое автоматизированный бухучет. На первый взгляд все просто и даже такая постановка вопроса кажется несколько надуманной, потому что автоматизированный бухучет — это просто когда бухучет ведется на компьютере. Вот такое заблуждение и служит причиной большого количества неудачных попыток автоматизации.

Распространенным стереотипом является и то, что автоматизация бухучета приводит к сокращению бухгалтерского персонала, что приводит к страху перед автоматизацией. Несмотря на то, что, на первый взгляд, все логично — часть работы берет на себя компьютер, который и вытесняет бухгалтеров-людей, стереотип является ошибочным. Дело в том, что количество необходимых в бухгалтерии бухгалтеров зависит только от количества обрабатываемых бухгалтерией первичных документов (накладных, кассовых ордеров, платежек и пр.), а количество первичных документов не зависит от того, автоматизирован бухучет или нет, оно зависит от объема хоз. операций в организации. Таким образом, автоматизация бухучета не уменьшает числа необходимых в бухгалтерии бухгалтеров.