Государственный учет документов архивного фонда российской федерации

В результате освоения материалов данной главы студент должен: знать

• • основные принципы организации государственного учета документов АФ РФ;
• • основные учетные документы, принятые в российских архивных учреждениях, их задачи и значение для деятельности архивов;

уметь

• применять полученные знания при оценке состояния отдельных архивов и фондов;

владеть

• базовыми методами государственного учета документов АФ РФ.

Одним из направлений деятельности всех государственных архивов Российской Федерации и других учреждений, хранящих документы АФ РФ, является учет.

Учет необходим для управления деятельностью архивов и планирования их работы, в частности, точный учет хранимых архивами материалов служит обоснованием для выделения архивам необходимых средств на обеспечение сохранности находящихся в них документов, установления штатов архивов и т. д. Учет закрепляет организацию и хранение документов по основным комплексам (дело, архивный фонд или коллекция, архив и т. д.) и является, таким образом, средством для обеспечения их сохранности. В то же время он обеспечивает возможность их адресного поиска (по архивам, фондам, описям и делам).

Принятая в архивах РФ система учета обеспечивает:

• — единство системы единиц учета на всех уровнях;
• — взаимосвязь и взаимодействие всех учетных документов;
• — единство системы учета в ведомственных и государственных архивах, а также во всех учреждениях, хранящих документы АФ РФ;
• — тесную взаимосвязь учетных документов и поисковых справочников с документами АФ РФ.

В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации», документы АФ РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету. Порядок государственного учета документов АФ РФ установлен Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов АФ РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 К

В соответствии с этими правилами учет ведется по фондам, объединенным архивным фондам, архивным коллекциям, делам, микрофотокопиям документов (негативам и позитивам), описям.

Объем работы по учету и ее место в деятельности архива зависит от того, является ли данный архив комплектующимся или некомплектующимся (историческим). В первом случае эта работа требует значительных трудозатрат и является одним из наиболее значимых направлений деятельности архива. Во втором случае эта работа занимает более скромное место, так как новые поступления в архив единичны, а изменения в учетных данных невелики и вызваны главным образом обнаружением ранее не учтенных материалов, списанием утраченных или безвозвратно потерянных единиц хранения и тому подобными обстоятельствами.

Характер работы по учету определяется также тем, принята ли в данном архиве фондовая система организации документов (в подавляющем большинстве архивов) или нефондовая (главным образом, для архивов, хранящих кино-, фотоили фонодокументы).

Основными единицами учета архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации являются архивный фонд и единица хранения^[1][2].

Единица хранения — это физически обособленный отдельный архивный документ или группа архивных документов, заключенные в обособленную обложку или папку, чаще всего — дело^[3] (для документов на бумажной основе); физически обособленный кадр — негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом (для фотодокументов); физически обособленный рулон кинопленки или магнитной ленты с записью изобразительной и (или) звуковой информации (для кинодокументов); физически обособленные рулон магнитной ленты, кассета, диск с записью изобразительной и звуковой информации (для видеодокументов); физически обособленные рулон кинопленки, магнитной или бумажной ленты, кассета, восковой валик, диск с записью звуковой информации (для фонодокументов); физически обособленный носитель с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов (для электронных документов)^[4].

Аудиовизуальные и электронные документы учитываются также по единицам учета.

Единицей учета для фотодокументов служат одна или несколько единиц хранения с записью определенного диафильма, для кинодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного фильма, журнала, спецвыпуска, сюжета и т. п., для фонодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью звуковой информации об определенном событии, произведении литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных по авторскому, тематическому или другим признакам) и т. п., для видеодокументов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью определенного сюжета, произведения литературы и искусства (нескольких произведений литературы и искусства, объединенных, но авторскому, тематическому или другим признакам) и т. п., для электронных документов — часть единицы хранения, одна или несколько единиц хранения с записью электронного документа.

Учет архивных документов периода до 1917 г. ведется раздельно от учета архивных документов периода после 1917 г. с самостоятельной порядковой нумерацией фондов (за исключением специализированных архивов, хранящих архивные документы личного происхождения и аудиовизуальные материалы)^[4].

В состав учетных документов, обязательных для ведения в каждом государственном архиве, входят:

• — книга учета поступлений документов;
• — список фондов;
• — лист фонда;
• — лист учета аудиовизуальных документов;
• — опись дел, документов;
• — реестр описей дел, документов;
• — инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни;
• — паспорт архивохранилища;
• — лист учета и описания уникального документа;
• — список фондов, содержащих особо ценные документы;
• — опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел;
• — реестр описей особо ценных дел, документов;
• — книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования^[6];
• — опись страхового фонда;
• — дело фонда;
• — лист-заверитель дела;

внутренняя опись документов дела (для дел, в состав которых входят уникальные документы)^[7].

В каждом государственном архиве ведется паспорт архива.

Существуют также вспомогательные формы учета, которые могут вестись в государственных архивах в зависимости от характера хранимых материалов: карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном и (или) электронном носителе.

Книга учета поступлений документов является учетным документом, с помощью которого осуществляется первичный учет поступающих в архив материалов.

Она дает возможность узнать в каждом отдельном случае, когда, откуда и в каком состоянии были получены те или иные материалы; установить поступление в архив фондов и дел за каждый год; показать динамику роста архива за тот или другой отрезок времени; правильно вести отчетность о приеме архивных материалов.

В книгу в хронологической последовательности заносятся все поступления независимо от того, является поступление первым по данному фонду или повторным. Кроме порядкового номера в книге поступлений указываются основные данные о каждом поступлении: когда, от кого и на основании какого документа материалы поступили, наименование и даты, объем и состояние этих материалов, какие номера фонда им присвоены (или к каким уже имеющимся в архиве фондам они присоединены). Каждое поступление получает порядковый номер, независимо от того, состоит оно из материалов одного или нескольких фондов.

Список фондов является учетным документом, представляющим собой перечень наименований архивных фондов в порядке их номеров. Список фондов фиксирует фондовый состав архива. По списку фондов каждый поступающий в архив фонд в хронологической последовательности поступлений получает порядковый номер, который не может быть присвоен другому фонду^[8].

В архивах, хранящих документы советских и дореволюционных учреждений, списки фондов ведутся раздельно для каждой из этих групп фондов с самостоятельной порядковой нумерацией, при этом перед номерами фондов советских учреждений проставляется буква «Р», отделяемая от номера фонда чертой (Р— 1, Р—2, Р—3 и т. д.). Номера архивных фондов ликвидированного партийного архива, включенных в состав архивных фондов государственных архивов субъектов РФ, должны иметь индекс «П», отделяемый от цифрового обозначения номера архивного фонда чертой (П—1, П—2 и т. д.)^[9]. Во всех других случаях список фондов ведется один для всего архива. В списке фондов помимо номера фонда и даты его первого поступления указываются полное, официально принятое название учреждения-фондообразователя и при наличии — официально принятое сокращенное название. Если название фондообразователя менялось, то указываются все названия в хронологической последовательности. Если фонд полностью выбывает из архива, то в графе «Отметка о выбытии» указываются учреждение, куда переданы материалы, а также название, номер и дата документа, на основании которого выбыли материалы.

Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования. Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается его последнее название в рамках периода, за который приняты архивные документы.

Название объединенного архивного фонда состоит из обобщенного названия включенных в него архивных фондов, из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций, из перечня названий сменявших друг друга организаций. Конкретные названия всех организаций, архивные документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в листе фонда.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания; название архивного фонда семьи или рода — из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

В названии архивной коллекции указывается признак (признаки) ее формирования, а при необходимости — и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель¹.

При записи в список фондов материалов, поступивших из действующего учреждения, в списке оставляется несколько строк на случай последующих переименований фондообразователя.

Лист фонда является учетным документом, отражающим сведения о названии и номере архивного фонда, количестве, хронологических границах и составе документов фонда и описей на дела и документы фонда. Лист фонда составляется при первом поступлении материалов после записи в книгу поступлений и в список фондов. Он служит первичным источником информации, но фонду, кратко раскрывая содержание материалов, и дает динамичную картину состава и состояния фонда благодаря наличию записей всех поступлений и каждого выбытия материалов. Этот документ является важнейшей формой учета архивных материалов, так как он содержит суммированные сведения о составе фонда в целом и происходящих изменениях.

Лист фонда состоит из трех основных разделов:

• — общая характеристика материалов, включающая название фонда и крайние даты каждого названия, дату первого поступления, местонахождение фонда (название государственного архива), номер фонда, дату посылки карточки фонда вышестоящему архивному учреждению, прежний номер фонда, примечание;
• — учет неописанных материалов, включающий количественные показатели и документальное основание поступления и выбытия материалов, а также наличное количество дел на каждую дату записи;
• — учет описанных материалов, включающий характеристику описей (номера описей, их названия, даты и объем в делах), выбытие описанных материалов, а также наличное количество дел по каждой описи и фонду в целом по состоянию на каждую дату записи.

Форма листа фонда позволяет представить в конкретных объемных показателях состояние фонда и состав его описей. По листу фонда присваивается номер каждой описи. Если материалы какой-либо описи выбывают из архива, то ее номер другой описи не присваивается, чтобы впоследствии не затруднить ссылки на документы в процессе их использования.

В некоторых случаях лист фонда может пересоставляться, в частности, если материалы фонда были подвергнуты перссистсматизации, переработке, перешифровке, в результате чего он перестал отражать содержание материалов. Новый лист фонда составляется так же при приеме фонда из другого государственного архива. В указанных двух случаях составляется новый лист фонда, а старый (составленный до переработки или полученный из другого архива) помещается в дело фонда.

Листы фондов архива располагаются в порядке номеров фондов и составляют один или несколько прошнурованных и опечатанных печатью архива томов. Если в архиве хранятся фонды советских и дореволюционных учреждений, то листы фондов комплектуются в два различных тома соответственно нумерации фондов каждой группы фондов.

К листам фондов ведутся указатели для оперативного поиска в архиве архивных документов той или иной организации^[10].

Являясь частью системы НСА, листы фондов выполняют не только учетные, но и поисковые функции, поскольку содержат важные сведения о содержании фондов.

Листы учета аудиовизуальных документов составляются при нефондовой организации архивных документов раздельно на различные виды кино-, фото-, фонои видеодокументов. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов^[11].

Описи дел представляют собою архивный справочник с систематизированным перечнем заголовков и других необходимых сведений о составе и содержании дел архивного фонда^[12].

На основании описи определяется архивный шифр дела, представляющий собой совокупность сведений о его местонахождении: сокращенное обозначение архива, номера фонда, описи, дела. Архивный шифр является адресом каждого дела, его поисковым образом, на который даются ссылки при использовании архивных материалов. Так как использование материалов происходит на всех этапах их существования, начиная с момента возникновения в системе делопроизводства, то в описях имеются сведения об изменении поисковых данных. С этой целью в специальной графе указывается делопроизводственный или прежний инвентарный номер, а в случае переработки описей составляются переводные таблицы.

Для учета архивных материалов особое значение имеют итоговые записи, которые делаются в конце каждой описи или в конце каждого тома (в случаях, когда опись состоит из нескольких томов) и содержат сведения о количестве дел, внесенных в опись.

В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включающей единицы хранения/единицы учета на различных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения/ единиц учета.

Каждая опись дел, документов, том описи дел, документов должны иметь лист-заверитель.

Законченная опись дел, документов должна включать, как правило, не более 9999 единиц хранения, единиц учета.

Архив должен иметь три экземпляра описей дел, документов, первый из которых является страховым.

Если опись пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел, документов включается во вновь составленную опись дел, документов за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке^[13].

Реестр описей предназначен для поединичного и суммарного учета описей дел/документов архива. В реестре описей указываются: номер по порядку, номер фонда, описи, название описи, крайние годы материалов, внесенных в опись, количество дел, количество листов в описи, количество экземпляров описи, отметка о выбытии, примечание.

Каждой новой описи дел, документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу. Ежегодно на 1 января в реестре описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве^[14].

В зависимости от организации работы по учету в архиве реестры описей ведутся в рамках архивохранилищ государственных архивов и (или) архива в целом, что отражается в схеме учета документов.

Инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни служит для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел^[15].

Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища. Он составляется ежегодно каждым архивохранилищем и отражает объем размещенных в нем архивных фондов, дел и архивных документов^[16].

Лист учета и описания уникального документа составляется на документы, признанные в установленном порядке уникальными, т. е. не имеющими себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимым при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности. Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов АФ РФ и государственных реестрах уникальных документов архивных фондов субъектов РФ^[17].

Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные документы, описям особо ценных документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

В описях особо ценных дел, документов за ними сохраняются их прежние учетные номера.

Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел, документов архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения/единиц учета в данной описи в необходимом для архива количестве экземпляров.

Если большинство архивных документов по описи дел, документов являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел, документов не составляется, а копируется имеющаяся опись. В таком случае к ней составляется номерник.

Сведения о копировании особо ценных дел, документов в целях создания страхового фонда вносятся в соответствующие описи особо ценных дел, документов или номерники по мере проведения их страхового копирования.

В итоговой записи указывается общее количество особо ценных единиц хранения/единиц учета, включенных в опись или номерник. По завершении копирования всех единиц хранения/единиц учета по данной описи или номернику указывается: «Все единицы хранения/единицы учета скопированы, дата, должность, подпись».

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов.

При отнесении архивных документов к особо ценным в описях в графе «Примечания» напротив заголовков соответствующих единиц хранения/ единиц учета проставляются отметки «ОЦ».

В других учетных документах отметка «ОЦ» проставляется к номеру архивного фонда, номеру описи дел, документов; данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения/единиц учета^[18].

Для учета страхового фонда и фонда пользования^[6] предназначены книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и опись страхового фонда.

Записи в книге учета поступлений страхового фонда осуществляются на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема-передачи страховых копий па специальное хранение и других актов. К книгам учета поступлений ежегодно составляется итоговая запись.

Описи страхового фонда составляются в трех экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве. По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив к описям страхового фонда составляются новые итоговые записи.

В описях дел в графе «Примечания» напротив заголовка скопированной единицы хранения/единицы учета проставляется штамп «СФ». Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп «СФ» проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов^[20].

За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (вне зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда. По книге учета поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

На все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений.

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, помер описи страхового фонда, помер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса «СФ».

За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения — микрофиша.

По книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер. Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей.

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела, архивным шифром — соответственно архивный шифр отснятого дела с добавлением индекса «СФ» — для страхового фонда и «П» («Позитив»), «Д» («Диазокопия») — для фонда пользования^[21].

Единицы хранения/единицы учета страхового фонда и фонда пользования аудиовизуальных документов идентичны единицам хранения/единицам учета аудиовизуальных документов.

Страховые копии кинои фотодокументов учитываются независимо от вида кинои фотодокументов в книгах учета поступлений и описях страхового фонда и фонда пользования.

Страховые копии фонодокументов на магнитной ленте и граморигиналов из-за их обособленного хранения учитываются в разных книгах учета поступлений и описях.

В итоговых записях книг учета поступлений и описей страхового фонда и фонда пользования кинофотодокументов и фонодокументов на металлических дисках дополнительно может указываться количество единиц хранения соответственно промежуточных позитивов и контратипов; позитивов и дубльнегативов; нечетных (I) и четных (II) граморигиналов.

В итоговых записях к описям страховых копий кинофотофонодокумснтов указывается также их объем в метрах, кадрах, часах звучания.

Номер единицы учета страхового фонда кинофотофонодокументов переносится в опись из книги учета поступлений. Архивным шифром единицы учета страхового фонда кинофотофонодокумента является название архива, номер единицы учета страхового фонда с добавлением индекса «СФ»^[22].

Учет копий архивных документов, созданных в процессе их использования и включенных в фонд пользования, ведется в архиве в отдельной книге учета копий этих документов^[23].

Дело фонда предназначено для хранения документов, содержащих информацию по истории и состоянию архивного фонда.

Знание истории фондообразователя и самого фонда необходимы для правильной организации работы с документами, в том числе и для их учета.

В дело фонда помещаются: историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке материалов; акты о приеме материалов; акты о выделении материалов к уничтожению, как не подлежащих хранению; акты проверки наличия и состояния материалов; акты о неисправимом повреждении материалов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; обзоры фонда; справки об использовании материалов фонда и др.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в делопроизводстве архива, то в дело фонда помещается справка с перечислением этих документов и указанием их местонахождения.

Документы о поступлении и выбытии материалов фонда, о переименовании фондообразователя и об изменениях в справочном аппарате фонда включаются в дело фонда только после отметки на этих документах о произведенных записях в списке фондов, листе фондов, в описях, реестре описей. Выполнение этого требования обеспечивает контроль за своевременным отражением в учетных документах всех происходящих с фондом изменений.

Каждому делу фонда присваивается номер и название данного фонда^[24]. Дела фондов хранятся в порядке их номеров. Все листы в деле фонда прошиваются и нумеруются. На все документы, включенные в дело фонда, составляется внутренняя опись.

Лист-заверитель дела предназначен для учета количества листов в деле^[25].

Документы, образующиеся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия, частного лица, как правило, не являются обособленными объектами хранения, а входят в состав дел. Поэтому учет состава дел ведется путем нумерации листов. Нумерация листов имеет важнейшее значение, так как она обеспечивает сохранность отдельных документов внутри дела. Принятые в архивах правила нумерации листов обеспечивают единообразие и удобство работы с документами и последующих ссылок на них.

Нумерация листов проводится черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа, не задевая текста. Обороты листов не нумеруются. При ссылке на оборотные стороны листа документа будет проставляться номер листа с добавлением букв «об». Если проводится перенумерация листов дела, то старый номер листа зачеркивается косой чертой, но так, чтобы его можно было прочитать. Не разрешается нумерация листов цветными карандашами, поскольку они неустойчивы при хранении, а при проведении микрофильмирования или фотографирования документа надпись цветным карандашом не всегда пропечатывается.

Для обеспечения сохранности наиболее ценных документов в делах могут составляться внутренние описи. В них перечисляются все документы дела с указанием их делопроизводственных номеров, заголовков, дат и номеров листов.

Внутренние описи являются не только учетными, но и поисковыми документами. Зачастую, например, в нарядах, они оказываются единственным средством поиска документов внутри дела, так как в этом случае в описи в заголовке соответствующей единицы хранения указываются лишь номинальный и хронологический признаки: «Высочайшие указы и повеления Сенату» за такой-то месяц такого-то года.

Во многих дореволюционных фондах имеются внутренние описи к делам, составленные в процессе делопроизводства. Такие описи также могут использоваться, но с учетом последующей перенумерации дела.

Внутренняя опись помещается в начале дела и заверяется составителем. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию.

В заверительной надписи дела листы внутренней описи указываются через знак «+».

Количество листов в деле и единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов учитывается на основе их нумерации и фиксируется: листов в деле — в листе-заверителе и в соответствующей графе описи; фотоотпечатков в фотоальбоме — во внутренней описи фотоальбома, а также в соответствующей графе описи фотоальбомов; единицы хранения других аудиовизуальных документов — в соответствующих графах описей этих документов.

При учете единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов единицы хранения диафильмов располагаются по порядку номеров рулонов, единицы хранения кинодокументов располагаются по элементам комплекта, внутри которого нумеруются, но порядку номеров частей, единицы хранения фонодокументов располагаются в порядке производственных номеров.

Паспорт архива является учетным документом периодической отчетности, содержащим сведения об условиях хранения, объеме хранящихся в архиве документов, составе НС, А к ним и кадрах архива по состоянию на 1 января соответствующего года.

Паспорта федеральных архивов поступают в Федеральное архивное агентство, государственных архивов субъектов РФ — в органы управления архивным делом этих субъектов, где составляются сводные паспорта архивов соответствующей республики, края, области и т. д., направляемые в Федеральное архивное агентство. Таким образом создается единая система учета состояния всех государственных архивов Российской Федерации.

В ведомственных архивах ежегодно составляются паспорта архива организации. В них включаются данные об условиях хранения документов, количестве единиц хранения и обеспеченности кадрами данного архива на 1 декабря каждого года.

В советское время целям единого централизованного учета фондов служил Центральный фондовый каталог СССР (ЦФК СССР). После 1992 г. на его основе был создан Центральный фондовый каталог Российской Федерации (ЦФК РФ). В настоящее время ЦФК РФ передан на хранение в ГАРФ в качестве исторического памятника.

ЦФК СССР и ЦФК РФ состояли их карточек фондов. Карточка фонда представляет собою сокращенный вариант листа фонда. Один экземпляр карточки фонда оставался в архиве.

В карточке фонда зафиксированы номер и название фонда с указанием всех переименований и дат этих переименований, название архива, в котором хранится фонд, и вышестоящего архивного органа, дата первого поступления карточки фонда в архив, объем фонда (включая описанные и неописанные дела) на 1 января наступившего года, состав фонда с указанием крайних дат структурных частей фондообразователя или групп документов. В случае, если фонд поступил из другого архива, в карточке указан также прежний номер фонда в том архиве, откуда фонд поступил. Каждая карточка фонда заверена подписью составившего ее сотрудника.

Карточки фондов до сих пор являются важнейшим источником информации по истории архивных фондов.

В настоящее время центратизованный учет фондов ведется в Федеральном архивном агентстве на основе современных компьютерных технологий. Портал «Архивы России» содержит информационную систему «Центральный фондовый каталог», что делает информацию о фондах всех государственных архивов Российской Федерации доступной пользователям через Интернет.

В настоящее время разработаны две автоматизированные БД: для государственных и муниципальных архивов — «Архивный фонд» и для органов управления архивным делом — «Фондовый каталог». Эти базы позволяют вести автоматизированный учет всех хранящихся в архивах фондов и документов.

Автоматизированная БД «Архивный фонд» включает все сведения о фонде, начиная с названия фонда и заканчивая заголовками отдельных единиц хранения. На основании этих данных можно формировать в автоматизированном режиме паспорт архива, создавать путеводители по архивам, вести расширенный поиск фондов, описей, дел и документов.

Учет поступления архивных документов в архив осуществляется на основании:

• — акта приема-передачи документов на хранение;
• — акта приема на хранение документов личного происхождения.

Архивные документы ставятся на учет также по результатам проведения отдельных видов архивных работ (например, после проверки наличия)^[26].

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

• — акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;
• — акта о неисправимых повреждениях документов;
• — акта приема-передачи документов на хранение;
• — акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;
• — акта возврата документов собственнику;
• — акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов^[27].

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае выбытия всех архивных документов описи дел, документов номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным; в реестре описей делается соответствующая отметка. В случае выбытия архивного фонда делается отметка в списке фондов в графе «Отметка о выбытии» и указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл^[28].

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются три экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива^[29].

Количество архивных документов архива изменяется в результате:

• — выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;
• — проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;
• — реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;
• — описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

Основанием для внесения изменений в учетные документы по результатам указанных работ являются:

• — акт о технических ошибках в учетных документах;
• — акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных документов и т. д.;
• — акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов;
• — акт описания документов, переработки описей^[30].

Особенности учета некоторых видов документов. Определенными особенностями отличаются порядок учета:

• — секретных и рассекреченных архивных документов;
• — архивных документов личного происхождения;
• — документов по личному составу;
• — дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни;
• — архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив;
• — копий архивных документов на правах подлинников;
• — музейных предметов и библиотечных фондов.

Учет секретных и рассекреченных архивных документов ведется в соответствии с действующими нормативными правовыми документами. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/единиц учета секретные архивные фонды, описи дел, документов, единицы хранения/ единицы учета обозначают индексом «с» (секретно), «СС» (совершенно секретно) и «ов» (особой важности)^[31].

Изменения в учетные документы по результатам рассекречивания архивных документов вносятся на основании акта о рассекречивании документов.

Архивные фонды, описи дел, документов и единицы храпения/единицы учета, включающие, наряду с секретными, несекретные (рассекреченные) документы, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения/ единиц учета обозначаются индексом «сч» (секретно частично).

При рассекречивании всех единиц хранения/единиц учета, но секретной описи дел, документов данная опись также рассекречивается, передается на открытое хранение и учитывается в листе фонда за тем же номером, но без индекса «с», который зачеркивается на обложке и на титульном листе данной описи. В правом верхнем углу обложки и титульного листа описи дел, документов проставляется штамп «Рассекречено».

При рассекречивании части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов на рассекреченные дела и архивные документы составляется отдельная опись дел, документов, номера единиц хранения/единиц учета в которой остаются прежними. Для валовой нумерации таких единиц хранения/единиц учета используется графа 2 описи дел, документов. Новая опись дел, документов вместе с рассекреченными делами и архивными документами передается на открытое хранение, учитывается в листе фондов за тем же номером, что и секретная, но без индекса «с».

При рассекречивании большей части дел и архивных документов по секретной описи дел, документов с данной описи снимается копия, при копировании заголовки единиц хранения/единиц учета, оставленных на секретном хранении, закрываются. Копия описи на рассекреченные дела и архивные документы передается на открытое хранение. В экземпляре описи дел, документов, оставшейся на секретном хранении, сохраняется их нумерация. В листе фонда такая опись учитывается дважды: экземпляр описи, оставшийся на секретном хранении, — с соответствующей индексацией секретности, скопированный экземпляр, переданный на открытое хранение, — без индекса «с».

При рассекречивании отдельных единиц хранения/единиц учета по секретной описи дел, документов они включаются в опись дел, документов открытого хранения соответствующего архивного фонда за литерными номерами или в валовой последовательности.

В описях дел, документов, остающихся на секретном хранении, в графе «Примечания» против заголовков рассекреченных единиц хранения/ единиц учета проставляется штамп «Рассекречено». В случае, когда рассекреченные единицы хранения/единицы учета включены в опись дел, документов открытого хранения (за литерными номерами или в валовой последовательности), в секретной описи в графе «Примечания» указывается их новый номер.

После рассекречивания к описям дел, документов открытого и секретного хранения составляются новые итоговые записи об объемах фактически учтенных в них единиц хранения/единиц учета.

При рассекречивании одного или нескольких архивных документов в составе секретного дела, оно остается на секретном хранении. К архивному шифру на обложке дела к индексу «с» добавляется буква «ч». Номера листов рассекреченных архивных документов перечисляются в графе «Примечания» напротив заголовка частично рассекреченного дела, а также во внутренней описи дела. При отсутствии в деле внутренней описи сведения о рассекреченных архивных документах отражаются в листе-заверителе с указанием номеров соответствующих листов. В правом верхнем углу обложки рассекреченного дела проставляется штамп «Рассекречено». Индекс «с», «СС» или «ов» в номере дела зачеркивается^[32].

Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в федеральную собственность, в собственность субъекта РФ или муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения. К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии архива или экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа исполнительной власти субъекта РФ в сфере архивного дела о приеме этих документов в архив.

Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

Хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения не допускается^[33].

Учет документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив на основании акта приема-передачи документов на хранение, осуществляется в основных учетных документах архива с соблюдением следующих особенностей:

• — в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора;
• — при включении архивного фонда в список фондов к его номеру добавляется индекс «Д» (договор), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета;
• — в графе «Примечания» списка фондов также указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора.

Количество архивных фондов, принятых по договору на хранение в архив, указывается отдельной строкой в итоговых записях в списке фондов, книге учета поступлений документов.

Экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов, включается в дело фонда.

При выбытии архивных документов архивного фонда в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду.

Принятые по договору на хранение в архив документы АФ РФ, находившиеся в частной собственности и на законном основании перешедшие в федеральную собственность, собственность субъекта РФ или муниципальную собственность, учитываются в основных учетных документах наравне с остальными документами архива. В учетных документах и архивных шифрах единиц хранения, единиц учета индекс «Д» зачеркивается, в графу «Примечания» списка фондов вносятся соответствующие сведения.

Архивные документы, не включенные в установленном порядке в состав АФ РФ, в том числе документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, учитываются отдельно от документов АФ РФ. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы^[34].

Архив, хранящий дела, имеющие в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни, в соответствии с законодательством Российской Федерации регистрируется в соответствующей инспекции пробирного надзора Министерства финансов РФ^[35].

Учет указанных дел осуществляет материально-ответственное лицо, с которым руководитель архива заключает договор о материальной ответственности за сохранность и учет дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни.

Указанные дела передаются материально-ответственному лицу на сейфовое хранение, о чем делается соответствующая отметка («сейфовое хранение») в описи дел, документов, и включаются в специальную инвентарную книгу учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Данная инвентарная книга составляется и ведется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный (в рамках архива) учет документов, второй — у материально-ответственного лица, третий — в бухгалтерии архива.

Дела вносятся в инвентарную книгу по порядку номеров архивных фондов и описей дел, документов, а внутри каждой описи дел, документов — по порядку номеров дел. На бирке, прикрепляемой к обложке каждого дела (предмета), указывается номер, за которым оно учтено в инвентарной книге. Номер проставляется через дробь с архивным шифром (например: инв. № 1/ГАРФ, ф. 572, on. 1, д. 17).

К инвентарной книге составляется итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел (предметов), внесенных в книгу, дата составления итоговой записи, должность и фамилия материальноответственного лица.

Листы инвентарной книги до начала ее заполнения пронумеровываются, прошнуровываются и скрепляются печатью архива. На обороте последнего листа книги делается запись о количестве листов в книге, которая заверяется подписями руководителя архива, главного хранителя фондов и скрепляется печатью архива.

Ежегодно специальной комиссией, создаваемой приказом руководителя архива, проводится инвентаризация дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни. Инвентаризация проводится также в случае смены материально-ответственного лица, руководителя архива, главного хранителя фондов. Результаты инвентаризации оформляются актом, составляемым в трех экземплярах, один из которых направляется в соответствующий уполномоченный орган исполнительной власти в сфере архивного дела, т. е. Федеральное архивное агентство, архивное управление или комитет субъекта РФ^[15].

Учет документов по личному составу, за исключением принятых по договору на хранение в архив документов по личному составу, осуществляется на общих основаниях.

Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фондов и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их храпения в учетные документы вносятся соответствующие изменения^[37].

Учет копий архивных документов на правах подлинников также отличается некоторыми особенностями.

Копиями архивных документов на правах подлинников являются включенные в установленном порядке в состав АФ РФ:

• — микрофильмы архивных документов, изготовленные и оформленные фондообразователем в соответствии с существующими нормативами;
• — копии архивных документов, подлинники которых утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, в силу чего не могут поступить на постоянное хранение в архив;
• — копии архивных документов, перемещенных в СССР в результате Второй мировой войны и находящихся на территории Российской Федерации, подлинники которых возвращены в страны их происхождения.

Копии архивных документов на правах подлинников, переданные в архив фондообразователем, учитываются в составе его фонда по отдельной описи дел, документов. При этом в графе данной описи «Количество листов» через дробь указывается также количество кадров, отснятых с одного дела.

Копии архивных документов на правах подлинников, отснятые с подлинных документов, которые утрачены или находятся в собственности юридических или физических лиц, а также копии перемещенных документов, подлинники которых возвращены в страны их происхождения, формируются в архивные коллекции. Архивные коллекции учитываются в списке фондов в обычном порядке.

Копии архивных документов на правах подлинников, изготовленные машинописным или электрографическим способом с архивных документов на бумажной основе, а также копии аудиовизуальных документов формируются в единицы храиения/единицы учета, которые учитываются в описях дел, документов по аналогии с подлинными архивными документами на соответствующих носителях.

За единицу хранения копий архивных документов на правах подлинников, изготовленных в виде микрокопий, принимается физически обособленный рулон микрофильма или комплекс микрофиш вне зависимости от количества отснятых на нем дел и архивных документов. Каждая единица хранения учитывается в описи дел, документов под самостоятельным номером. В итоговой записи к описи дел, документов, наряду с количеством единиц хранения микрокопий, указывается суммарное количество составляющих их кадров^[38].

Учет музейных предметов, являющихся вложением в дело, ведется в установленном порядке. Музейные предметы, не являющиеся вложениями в дело, принятые на хранение в составе архивного фонда, учитываются в составе этого фонда как единицы храпения. При значительном количестве таких единиц хранения на них составляется отдельная опись дел, документов.

Включение в состав Музейного фонда РФ и учет данных музейных предметов осуществляются в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда РФ^[39].

Учет библиотечного (справочно-информационного) фонда архива ведется в соответствии с порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов, т. е. Министерством культуры^[40].

Таким образом, существующая система учета позволяет вести учет архивных документов и их комплексов на всех уровнях организации архивных материалов.

Контрольные вопросы

• 1. Для чего необходим учет документов в архивах?
• 2. По каким комплексам архивных документов ведется государственный учет документов АФ РФ? Каковы основные единицы учета архивных документов в Российской Федерации?
• 3. Какие учетные документы обязательны для ведения в каждом государственном архиве?
• 4. Как осуществляется учет особо ценных документов?
• 5. Что такое дело фонда?
• 6. Что является основанием для постановки архивных документов на учет?
• 7. Что является основанием для учета выбытия архивных документов (снятия с учета)?

Список источников и литературы

1. Законодательные и нормативно-методические источники Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». — Ст. 19.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии паук, утвержденные Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19. — М., 2007. — Разд. III.

Приказ Росархива от 11.03.1997 № 11 «Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного Фонда Российской Федерации».

Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации (утв. приказом Росархива от 09.10.2001 № 75).

Приказ Федерального архивного агентства от 02.05.2007 № 22 «Об утверждении Регламента работы Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве».

Положение о порядке учета архивных документов при приватизации государственного и муниципального имущества (утв. распоряжением Госкомимущества РФ от 22.10.1996 № 1131 -р, приказом Росархива от 06.11.1996 № 54).

2. Учебники и учебные пособия.

Алексеева, Е. В. Архивоведение: учебник / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. чл.-корр. РАН В. П. Козлова. — М.: Академия, 2007. — Гл. 5.

Бурова, Е. М. Архивоведение (теория и методика): учебник для вузов / Е. М. Бурова, Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева; под ред. Е. М. Буровой. — М.: ИД МЭИ, 2012.-Тема 4.

3. Обязательная литература.

Алексеева, Е. В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: создание описи / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова, Г. А. Осичкина // Секретарское дело. — 1999. — № 2. — С. 34−38; № 3. — С. 16—20.

Химина, Н. И. Проблема государственного учета документов АФ РФ / И. И. Химина // Архивоведение и источниковедение отечественной истории: проблемы взаимодействия на современном этапе. — М., 1996. — С. 82—85.

Шабанова, Т. Е. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда /Т. Е. Шабанова // Отечественные архивы. — 1997. — № 5. — С. 4—6.

4. Дополнительная литература.

Карнаухова, О. Е. Учет документов Государственного архивного фонда СССР / О. Е. Карнаухова. — М., 1964.

Князев, Г. А. Учет документальных материалов: из опыта архива Академии наук СССР. -М.; Л., 1966.

Теория и практика архивного дела в СССР: учебник. — М., 1980. — Гл. 3.

• [1] В настоящее время разработан «Порядок государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации». После его согласования и утверждения этот документстанет нормативно-методической основой для всех архивных работ, связанных с учетом.
• [2] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.3.
• [3] На практике все единицы хранения на бумажной основе, будь то собственно дело илинаряд (единица хранения, состоящая из документов одной разновидности), или подборкаматериалов по одной теме, называются делом.
• [4] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.5.
• [5] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.5.
• [6] См. гл. 13.
• [7] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовЛФ РФ… II. 3.4.1.
• [8] Там же. П. 3.5.3.
• [9] См. также гл. 4.
• [10] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.5.4.
• [11] Там же. П. 3.5.5.
• [12] См. также гл. 9.
• [13] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.5.6.
• [14] Там же.
• [15] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.10.
• [16] Там же. П. 3.5.8.
• [17] Там же. П. 3.7.4.
• [18] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… II. 3.7.5.
• [19] См. гл. 13.
• [20] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.14.
• [21] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.14.1; 3.7.14.20.
• [22] Там же. П. 3.7.14.2.
• [23] Там же. П. 3.7.14.4.
• [24] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.5.9.
• [25] Там же. П. 3.7.13.
• [26] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.1.
• [27] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.2.
• [28] Там же. II. 3.7.3.
• [29] Там же. П. 3.7.2.
• [30] Там же. П. 3.7.3.
• [31] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.6.
• [32] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.7.
• [33] Там же. П. 3.7.8.
• [34] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.11.
• [35] Этот порядок не распространяется на государственные и муниципальные музеии библиотеки.
• [36] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.10.
• [37] Там же. П. 3.7.9.
• [38] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.12.
• [39] Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документовАФ РФ… П. 3.7.15.
• [40] Там же. П. 3.7.16.