Оформление оптовой доставки товара

Наша аптека занимается также оптом для других компаний. Для этого мы заключаем договор компанией, а они на наш электронный адрес отправляют заявку на медикаменты и реквизиты компании.

Мы делаем в свою очередь заявку у поставщиков на медикаменты. После оприходывании этого товара, мы делаем или нулевой заявкой, либо перемещением данный товар убираем в отдел «Новгородская» резерв.

После того, как придет весь товар, мы звоним компании и оформляем документы, заведующая заверяет эти документы своей подписью и ставит печать.

После оплаты по без наличному расчету компания забирает товар, либо мы сами доставляем заявкой (приложение 13).

Ведение учетной документации и составление отчетности

Товарный отчет (АВС анализ) в аптеке составляется за определенный период (месяц), отдельно по каждому отделу. В связи с компьютеризацией данного процесса, данные товарного отчета выдаются после введения даты начала и окончания отчетного периода. В документе имеется остаток на начало отчетного периода, весь приход за месяц, расход и остаток на конец месяца. Документы распечатываются на принтере, подписываются заведующей аптекой, заверяются печатью.

К товарному отчету аптеки прилагаются все первичные документы, в которых отражается приход и расход товаров:

• · все счета-фактуры поставщиков;
• · все фактуры по возврату товара.

Товарный отчет составляется в двух экземплярах:

• · первый — передается в бухгалтерию,
• · второй — остается у материально ответственного лица (приложение 14).

Инкассация в аптеке проходит 2 раза в неделю. Лимит составляет 120тыс. рублей. Аптека пользуется услугами инкассатора. Инкассатор предъявляет удостоверение, подтверждающее личность, сопроводительную карточку, где указывается время, номер сумки, сумма для сдачи денег в банк, инкассатор отдает вторую сумку.

Заведующая кладет деньги в сумку и препроводительную ведомость, которая составляется в 3-х экземплярах (1 — в сумку, 2 — инкассатору, 3- остается в аптеке).

На основании препроводительной ведомости и расписки инкассатора составляется расходный кассовый ордер (приложение 15).

Инвентаризация — это периодическая проверка фактического наличия и состояния материальных ценностей денежных средств и расчетов, путем сопоставления результатов проверки с данными учета и отчетности. Инвентаризации в аптеке подлежат:

• · товар, тара,
• · денежные средства,
• · ценные бумаги,
• · бланки строгой отчетности,
• · расчеты с различными организациями,
• · с государственным банком,
• · вспомогательный материал,
• · малоценный инвентарь.

Цель инвентаризации:

• 1. выявление фактического наличия имущества,
• 2. сопоставление фактического наличия с данными бухгалтерского учета,
• 3. проверка полноты отражения учета обязательств.

Инвентаризации проводятся по плану-графику, составляемому заведующим аптекой совместно с главным бухгалтером и руководителем отдела организации аптечной сети аптечного управления, за исключением случаев когда проведение инвентаризации обязательно:

• 1. при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при приобретении государственного или муниципального предприятия,
• 2. перед составление годовой бухгалтерской отчетности по состоянию не ранее, чем на 01 октября отчетного года.
• 3. при выявлении фактов хищения, порчи имущества
• 4. при реорганизации организации.

Методические указания о порядке проведения инвентаризации регламентируются приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34 н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ» (РЕД. ОТ 24.03.2000 с изм. 23.08.2000). ФЗ № 24 и приказ МФ РФ № 49 от 13.06.1995 г. «Методические указания по инвентаризации имущества».

Перед началом инвентаризации, в день ее проведения, необходимо:

• 1. сформировать все приходно-кассовые ордера и сверить их с Z-отчетами,
• 2. оприходовать весь товар от поставщиков,
• 3. оформить все возвратные накладные от поставщиков,
• 4. заполнить журнал кассира-операциониста по настоящее число.

Материально ответственные лица дают расписку о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, а все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, выбывшие — списаны в расход.

Проверяется фактическое наличие имущества и обязательств, составляются описи и акты (в двух экземплярах).

Далее сопоставляют фактическое наличие имущества с данными бухгалтерского учета. Фактическое наличие имущества определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По фактам образования излишков или недостач товарно-материальных ценностей комиссия собирает письменное объяснения от материально ответственных лиц. По итогам проверки составляются описи, которые подписывают все члены комиссии и материально ответственные лица.

Далее ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, подписывает главный бухгалтер и руководитель предприятия одновременно с изданием приказа об утверждении результатов инвентаризации. Приказ служит основанием для внесения в регистры бухгалтерского учета соответствующих записей. По завершении проверки материалы передаются в бухгалтерию, где хранятся в течение пяти последующих лет (приложение 16).