Классификация и кодирование экономической информации

В управленческой документации одна часть данных кодируется, а вторая — нет (адреса, фамилии и т. д.). Кодирование выполняется с целью сокращения затрат на ввод документов и упрощения операций по их обработке. Коды находятся в классификаторах, содержащих также систематизированный свод наименований объектов и их группировки.

Для того чтобы получить коды объектов, они предварительно классифицируются. Классифицирование — это деление множества объектов на классы в соответствии с нужным признаком. Если признаков несколько и между ними существует иерархическая соподчиненность, то получают иерархическую классификацию.

Правила построения иерархического классификатора следующие:

Определить число признаков, указать их наименование и соподчиненность (например, А (факультет) старше Б (специальности), Б старше В (группы), В старше Г (номера студента в группе).

Определить число значений, принимаемых каждым признаком и выбрать максимальное (например, А принимает максимальное значение 5, Б — 3, В — 4, Г — 25).

Построить классификационное дерево.

Построить структуру кода по схеме Если между признаками нет иерархической зависимости, то имеет место одноуровневая многопризначная (фасетная) классификация. Она используется для такого деления объектов на классы, при котором ранг всех признаков одинаков. Например, множество студентов можно разделить по трем признакам: пол, успеваемость и место проживания (регион).

В настоящее время существует три уровня классификаторов экономической информации: общегосударственные, отраслевые и локальные (классификаторы предприятий).

Общегосударственные классификаторы делятся на следующие группы:

Классификаторы управленческих документов, видов деятельности, экономических и социальных показателей Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД);

Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ) и др.

Классификаторы организационных структур.

Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ) и др.

Классификаторы информации о населении и кадрах.

Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Идентификационная часть зависит от отрасли и ее специфических особенностей.

Отраслевые классификаторы создаются для некоторых отраслей производства или видов деятельности (коды бухгалтерских счетов, коды видов оплат и удержаний, виды операций с материальными ценностями и т. д.).

Локальные классификаторы предназначены для информационного обслуживания отдельного предприятия или организации (табельные номера, коды структурных подразделений, коды поставщиков и т. д.). На данном уровне классификация и кодирование объектов или процессов осуществляется специалистами предприятия.

Коды необходимы для упрощения процедур автоматического поиска информации, ее группировки, сортировки и получения сводных результатов вычислений. Кодирование — это процесс присвоения условного обозначения объектам. Коды могут быть цифровыми, буквенными и буквенно-цифровыми.

Распространенными являются следующие системы кодирования: порядковая, серийная, позиционная, мнемоническая (код повторения), шахматный код.

Порядковая система кодирования предполагает присвоение всем позициям кодируемой номенклатуры порядковые номера без пропусков.

Серийная система ориентирована на кодирование объектов, которые предварительно сгруппированы в серии.

Позиционная система кодирования отражает иерархическую соподчиненность признаков классификации.

В бухгалтерском учете распространены позиционные двух и трехпризначные коды.

Мнемонический код повторяет характеристики объекта, например коды гаечных ключей, могут быть следующими: ключ 12 на 14 кодируется как 1214, ключ 14 на 17 — как 1417 и т. д.

Шахматный код применятся для кодирования двухпризначных номенклатур, например Коды играют определяющую роль в процессе подготовки исходных данных и решении задачи. Эта роль заключается во-первых в сокращении затрат на ввод исходных данных за счет перенесения справочных данных в макет ввода первичного документа.

Во-вторых, коды с помощью процедур сортировки позволяют выполнять различные группировки данных для получения многоуровневого накопления результатов.

В-третьих, коды используются в процессе оформления входных документов. Например, в процессе оформления бухгалтерской отчетности указываются коды организаций, отрасль, организационно-правовая форма и т. д.