Импорт таблицы учащихся в главную базу данных

В нашей базе данных, под названием «Студент» сейчас ничего нет. Так как таблица была создана в другой базе данных (Рис.9).

1. Для того чтобы перейти к импортированию таблицы, нужно открыть новую базу данных — «Студент».

Рис. 9. Окно базы данных «Студент».

После того, как мы открыли новую созданную базу данных «Студент», нам надо выбирать пункт «Таблица» из пункта меню «Вставка». Для этого мышкой нажимаем на пункт меню «Вставка» и выбираем в этом списке пункт «Таблица» (Рис.10).

Рис. 10. Пункт меню «Вставка» > «Таблица»

3. После выбора пункта «Таблица» мы попадаем в окно «Новая таблица». Где компьютер нам предлагает следующие варианты: Режим таблицы; Конструктор; Мастер таблиц; Импорт таблиц и Связь с таблицами. Нам необходимо выбрать один из пунктов. И наш выбор — это Импорт таблиц и нажимаем кнопку «Ок"(Рис.11).

Рис. 11. Окно «Новая таблица».

4. После чего мы попадаем в окно, которое называется «Импорт», очень похожее на окно сохранения, где в раскрывающемся списке нам надо выбрать путь импортируемой таблицы. В данном случае путь таков: Рабочий стол > Папка «Мои документы» > Лена > «Список учащихся». В поле с именем «Имя файла» набираем имя файла «Список учащихся». Далее нажимаем на кнопку «Импорт» (Рис.12).

Рис. 12. Окно «Импорт».

5. После нажатия на кнопку «Импорт», мы попадаем в следующее окно «Импорта таблиц». Оно называется «Импорт объектов», где мы видим закладки данного окна: Таблицы; Запросы; Формы; Отчеты; Страницы; Макросы и Модули. Находясь на вкладке «Таблица» мы видим там импортируемую таблицу — «Учащиеся». Выделяем ее и завершаем импорт таблицы нажатием кнопки «Ок» (Рис.13).

6. После чего мы вновь оказываемся в окне «Студент: база данных». До этого мы видели, что база данных пуста, но теперь мы видим, что уже имеется таблица, которую мы сейчас только импортировали (Результат рис.14).

Рис. 14. Импортированная таблица «Учащиеся».

Теперь мы попробуем импортировать эту же таблицу из программы Excel, сначала конечно мы создадим таблицу «Учащиеся» в программе Excel, а затем импортируем.

1. Для этого мы должны запустить программу Excel из главного меню: Пуск > Программы > Microsoft Excel (Рис.15).

Рис. 15. Окно программы Microsoft Excel.

2. Затем, нужно начать создавать структуру таблицы, а после заполнить ее. Для этого мы заполняем ячейки данной таблицы заголовками: в ячейке А1 мы набираем название «Код Учащегося»; затем в ячейках В1, С1, D1… набираем «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Дата Рождения», «Адрес», «Группа», «Телефон». Затем начинаем заполнять ее данными (Рис.16).

Рис. 16. Ввод данных в таблицу «Учащиеся».

• 3. После ввода данных в таблицу, нужно закрыть ее, с подтверждением сохранения изменений в «Книге1».
• 4. После чего появляется окно диалога, которое называется окном сохранения, где мы должны указать путь сохранения этого документа. Для этого в раскрывающемся списке, который подписан словом «Папка» выбираем: «Рабочий стол», затем папку «Мои документы», в папке «Мои документы», выбираем папку «Лена». Теперь нужно задать имя этому документу. В поле с названием «Имя файла» набираем имя файла — «Учащиеся».
• 5. После чего, нам надо открыть базу данных «Студент» (Рис.14), там уже конечно имеется таблица, с названием «Учащиеся», которую мы импортировали из другой базы данных. Но новая импортированная таблица «Учащиеся» будет иметь имя «Лист1», переименовывать мы пока не будем во избежания повторений.
• 6. Вызываем пункт меню «Вставка», и в списке выбираем пункт «Таблица».
• 7. Затем появляется уже знакомое нам окно «Новая таблица», где мы выбираем пункт «Импорт Таблиц», затем кнопкой «Ок» переходим в следующее окно импорта таблиц, которое называется «Импорт».
• 8. В окне «Импорт», в раскрывающемся списке надо выбрать путь импортируемой таблицы: Рабочий стол > Мои документы > Лена. Так как мы находимся в базе данных, в поле с названием «Тип файла» мы видим, что там написано «Microsoft Access», так вот, в этом раскрывающемся списке надо выбрать «Microsoft Excel», только после этого выбираем в папке «Лена» таблицу «Учащиеся». А в поле с названием «Имя файла», набираем имя «Учащиеся». Далее нажимаем кнопку «Импорт» (Рис.12).
• 9. После нажатия кнопки «Импорт» попадаем в окно, которое называется «Импорт электронной таблицы». В этом окне нам предлагается выбрать нужный лист, а так как мы использовали только один лист таблицы «Excel», то оставляем все как предлагает это окно диалога (Рис.17).

Рис. 17. Окно «Импорт электронной таблицы».

10. В следующем окне нам предлагается установить флажок для использования данных из первой строки в качестве имен полей таблицы. Нам нужно установить флажок, где подписано следующими словами: Первая строка содержит заголовки столбцов. Если этот флажок не установить, то поля будут автоматически сформированы и будут иметь названия «Поле1», «Поле2»… По этому надо установить флажок. (Рис.18).

Рис. 18. Установка флажка.

• 11. В следующем окне, где написано, сохранение данных допускается в новой или в существующей таблице, оставляем все как предлагает это окно (Рис.19).
• 12. В следующем окне импорта электронных таблиц, где предлагается описание каждого поля импорта, тоже оставляем все как есть и нажимаем кнопку «Далее» (Рис.20).

Рис. 19. Определение сохранения данных.

13. После нажатия кнопки «Далее», мы переходим в следующее окно импорта электронных таблиц, где предлагается задать ключевое поле. Компьютер предлагает автоматическое создание ключа, но мы должны включить переключатель «определить ключ», при этом поле с названием «Код Учащегося» становится ключевым полем, затем нажимаем кнопку «Далее» (Рис.21).

Рис. 20. Описание полей.

Рис. 21. Определение ключа.

14. Далее мы переходим в последнее окно импорта электронных таблиц, оставляем все как есть и нажимаем кнопку «Готово». После нажатия кнопки «Готово» выходит сообщение о том, что импорт таблицы завершен, нажимаем кнопку «Ок» (Рис.22).

Рис. 22. Завершение импорта таблицы.

15. После чего в нашей базе данных уже две таблицы «Учащиеся», только одна из них, т. е. последняя имеет название «Лист1».