Документальное оформление операций по расчетному счету

Для документального оформления операций по расчетным счетам предусматриваются следующие расчетные документы: платежные поручения, чеки, платежные требования, инкассовые поручения.

В расчетных документах должны содержаться реквизиты: наименование расчетного документа, его номер, число, месяц и год его выписки; вид платежа; наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); наименование и место нахождения банка плательщика (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); наименование и место нахождения банка получателя (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; назначение платежа с выделением отдельной строкой налога, подлежащего уплате, либо с указанием того, что налог не уплачивается; сумма платежа, обозначенная прописью и цифрами.

Банк обязан производить зачисление или списание денежных средств со счета не позднее дня, следующего за днем поступления в банк соответствующих документов. Прием и выдачу наличных денег с расчетного счета банк осуществляет на основании первичных документов установленной формы:

Объявление на взнос наличными — является основанием для внесения денежных средств на расчетный счет из кассы. Заполняется в одном экземпляре, состоит из 3-х частей: объявление (остается в банке), ордер (прилагается к выписке с расчетного счета), квитанция (отдается лицу, внесшему деньги и служит оправдательным документом). Объявление на взнос наличными передается операционному работнику, который проверяет правильность его заполнения, подписывает, регистрирует сумму операции в приходном кассовом журнале и передает в кассу банка для осуществления приема денег. Кассир банка объявление оставляет у себя, квитанцию отдает лицу, внесшему деньги, а ордер передает операционисту (который затем будет приложен к выписке с расчетного счета).

Чек (денежный) — является основанием для получения денежных средств с расчетного счета. Хранятся чеки в кассе в сброшюрованной чековой книжке. Чековые книжки выдаются банком, обслуживающим предприятие. Выписывается чек в одном экземпляре, состоит из двух частей: чек (передается в банк) и корешок чека (остается в чековой книжке, является основанием для оприходования денежных средств в кассу предприятия). Денежные чеки подписываются руководителем, главным бухгалтером и заверяются печатью предприятия. На корешке чека проставляется номер и дата приходного кассового ордера и подпись главного бухгалтера как подтверждение оприходования полученных денег в кассу. Чек содержит информацию владельца счета: номер, дату, сумму, кому заплатить, подписи руководителя и главного бухгалтера, а также контрольную марку. На обороте чека указывается целевое назначение получаемых денег (на выдачу заработной платы, на хозяйственные или командировочные расходы и т. п.), подпись получателя, документ, удостоверяющий личность получателя и банковское свидетельство об оплате чека. Чек действителен в течение 10 дней.

Денежный чек предъявляется операционисту, который проверяет наличие достаточной суммы остатка на расчетном счете, записывает сумму чека в журнал по расходу, контрольную марку отделяет от чека и отдает клиенту, а сам чек передает кассиру. Кассир вызывает получателя по номер, приклеивает контрольную марку и выдает деньги.

Основная масса расчетов организаций с другими юридическими лицами, с бюджетом и внебюджетными фондами производится в безналичном порядке.

Организации могут использовать следующие формы безналичных расчетов:

• F расчеты платежными поручениями
• F расчеты аккредитивами
• F расчеты чеками
• F расчеты по инкассо

Выбранная форма расчетов обычно фиксируется в договорах между плательщиком и получателем средств. При любой форме расчетов банки выступают посредниками между плательщиками и получателями средств.

Формы документов, которые организация может использовать при осуществлении безналичных расчетов, являются унифицированными и разрабатываются Центральным Банком:

• · платежные поручения
• · аккредитивы
• · расчетные чеки
• · платежные требования
• · инкассовые поручения

Расчетные документы (кроме чеков) заполняются только на пишущей машинке или на ЭВМ шрифтом черного цвета; заполнение чеков производится ручкой с пастой, чернилами черного или синего цвета или на пишущей машинке шрифтом черного цвета; не допускаются исправления, подчистки, помарки, а также использование корректирующих жидкостей; расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные Положением о безналичных расчетах.

Расчетные документы должны быть представлены в банк в течение 10 календарных дней, не считая дня выписки расчетного документа. В банк представляется столько экземпляров расчетных документов, сколько необходимо для всех участников расчетов. Копии расчетных документов могут быть изготовлены с применением копировальной бумаги, множительной техники или ЭВМ.

Первый экземпляр расчетного документа (кроме чека) подписывается двумя уполномоченными лицами (или одним лицом, если в организации отсутствует лицо с правом второй подписи). Кроме того, на документе ставится оттиск печати.

Расчеты платежными поручениями

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета (плательщика) обслуживающему банку о переводе получателю указанной в нем суммы по указанному адресу. Расчеты платежными поручениями являются наиболее распространенной формой расчетов. Платежными поручениями могут производиться перечисления денежных средств:

• v за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги;
• v в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды;
• v в целях возврата (размещения) кредитов и займов, депозитов и уплаты процентов по ним;
• v по распоряжению физических лиц или в пользу физических лиц;
• v в других целях, предусмотренных законодательством или договором.

Банк имеет право принимать платежное поручение к оплате при наличии остатка денежных средств на расчетном счете, достаточной для произведения платежа. В договоре банковского счета может быть предусмотрено условие кредитования расчетного счета организации через овердрафт. Овердрафт предполагает наличие у банка права оплачивать платежные документы клиента при отсутствии денежных средств на счете за счет ссуды, оформленной банком самостоятельно.

Схема документооборота при расчетах платежными поручениями представлена ниже на рисунке 1.

Рис. 1 Схема документооборота при расчетах платежными поручениями

• 1 — заключение договора с указанием формы расчетов
• 2 — отгрузка продукции, выполнение работ, оказание услуг
• 3 — передача платежного поручения для списания суммы платежа
• 4 — выписка из расчетного счета плательщика о списании денежных средств
• 5 — платежное поручение о зачислении суммы платежа на счет получателя
• 6 — выписка из расчетного счета о зачислении суммы платежа на счет получателя

Расчеты аккредитивами Аккредитив — это условное денежное обязательство, принимаемое банком-эмитентом по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств при предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи.

Банками могут открываться следующие виды аккредитивов:

• — покрытые (депонированные) или непокрытые (гарантированные);
• — отзывные или безотзывные.

Покрытыми (депонированными) считаются аккредитивы, при открытии которых кредитная организация-эмитент перечисляет собственные средства плательщика или предоставленный ему кредит в распоряжение кредитной организации поставщика (исполнителя) на отдельный балансовый счет на весь срок действия обязательств эмитента.

При установлении между кредитными организациями корреспондентских отношений непокрытый (гарантированный) аккредитив может открываться в исполняющей кредитной организации путем предоставления ей права списывать всю сумму аккредитива с ведущегося у нее счета кредитной организации-эмитента.

Отзывной аккредитив может быть изменен или аннулирован эмитентом без предварительного согласования с поставщиком (например, в случае несоблюдения условий, предусмотренных договором, досрочного отказа эмитента гарантировать платежи по аккредитиву). Все распоряжения об изменении условий отзывного аккредитива плательщик может давать поставщику только через кредитную организацию-эмитента, которая извещает кредитную организацию — исполнителя, а последняя — поставщика. Однако исполнитель обязан оплатить документы, соответствующие условиям аккредитива, выставленные поставщиком до получения последним уведомления об изменении или аннулировании аккредитива.

Безотзывной аккредитив не может быть изменен или аннулирован без согласия поставщика, в пользу которого он открыт.

Поставщик может досрочно отказаться от использования аккредитива, если это предусмотрено условиями аккредитива. Аккредитив может быть предназначен для расчетов только с одним поставщиком.

Срок действия и порядок по аккредитиву устанавливается в договоре между плательщиком и поставщиком, в котором следует указать:

• F наименование эмитента;
• F вид аккредитива и способ его исполнения;
• F способ извещения поставщика об открытии аккредитива;
• F полный перечень и точную характеристику документов, представляемых поставщиком для получения средств по аккредитиву;
• F сроки представления документов после отгрузки товаров, требования к их оформлению и др.

Открытие эмитентом гарантированных аккредитивов осуществляется по договоренности с покупателем и в соответствии с условиями корреспондентских отношений с другой кредитной организацией.

Для открытия аккредитива плательщик представляет заявление, в котором указывается:

ь номер договора, по которому открывается аккредитив;

ь срок действия аккредитива (число и месяц закрытия аккредитива);

ь наименование поставщика;

ь наименование кредитной организации исполнителя;

ь место исполнения аккредитива;

ь полное и точное наименование документов, против которых производятся выплаты по аккредитиву, срок их представления и порядок оформления (полный развернутый перечень может указываться в приложении к заявлению);

ь вид аккредитива;

ь цель открытия аккредитива, т. е. для отгрузки каких товаров (оказания услуг) открывается аккредитив, срок отгрузки (оказание услуг);

ь сумма аккредитива;

ь способ реализации аккредитива.

Заявление об открытии аккредитива представляется в количестве экземпляров, необходимом для выполнения условий аккредитив.

К недостаткам аккредитивной формы расчетов следует отнести замораживание средств покупателей на период действия аккредитива до его фактического использования, а также возможность задержки отгрузки продукции поставщиком до поступления аккредитива.

Вместе с тем, она гарантирует немедленную оплату счетов поставщиков и способствует соблюдению расчетно-платежной дисциплины.

Схема документооборота при использовании аккредитива представлена на рисунке 2.

Рис. 2. Схема расчетов аккредитивами

• 1 — заключение договора с указанием формы расчетов
• 2 — заявление на открытие аккредитива (сумма, срок, условия использования)
• 3 — выписка из расчетного счета об открытии аккредитива
• 4 — извещение об открытии аккредитива, его условия
• 5 — сообщение поставщику условий аккредитива
• 6 — отгрузка продукции, выполнение работ, оказание услуг в соответствии с условиями аккредитива
• 7 — поставщик предъявил платежные и другие документы на оплату за счет аккредитива
• 8 — извещение об использовании аккредитива (при выполнении всех его условий)
• 9 — выписка со счета аккредитива (или из расчетного счета, если аккредитив непокрытый) о его использовании
• 10 — выписка из расчетного счета о зачислении платежа

Расчеты чеками

Расчетный чек содержит письменное поручение владельца счета (чекодателя) обслуживающему банку на перечисление указанной в чеке суммы на счет получателя средств (чекодержателя).

Данная форма расчетов в последнее время все шире используется при одногородних расчетах (особенно для расчетов с транспортными организациями). Порядок и условия использования чеков в платежном обороте регулируются Гражданским Кодексом. Бланки чеков являются бланками строгой отчетности. Их хранение осуществляется в порядке, установленном нормативными актами Банка ПМР. Для осуществления безналичных расчетов могут применяться чеки, выпускаемые кредитными организациями.

При поступлении товаров (оказании услуг) плательщик выписывает чек из книжки и передает представителю поставщика или подрядчика, который становится чекодержателем.

Чекодержатель предъявляет выписанный чек в свое учреждение банка, как правило, на следующий день со дня выписки для зачисления денег на его расчетный счет.

Денежные средства для оплаты расчетных чеков депонируются с расчетного счета плательщика на отдельном счете.

Схема документооборота при расчетах чеками приведена на рисунке 3.

Рис. 3. Схема расчетов чеками

• 1 — заявление на покупку чеков
• 2 — выдача чеков с депонированием суммы лимита
• 3 — заключение договора с указанием формы расчетов; отгрузка продукции, выполнение работ, оказание услуг
• 4 — передача чека в оплату продукции, работ, услуг
• 5 — документы на оплату и реестр чеков
• 6 — выписка из расчетного счета о зачислении денежных средств в оплату чеков
• 7 — передача документов об оплате чеков банку покупателя
• 8 — выписка из расчетного счета (или отдельного счета, на котором депонирована сумма в обеспечение чеков) о списании суммы в оплату чеков

Расчеты по инкассо

Расчеты по инкассо — это банковская операция, при которой банк по поручению и за счет клиента на основании расчетных документов осуществляет действия по получению от плательщика платежа.

Расчеты по инкассо производятся на основании платежных требований и инкассовых поручений.

Платежные требования применяются при расчетах за товары (работы, услуги), а также в иных случаях, предусмотренных договором плательщика и получателя.

Платежное требование является расчетным документом, содержащим требование кредитора (получателя средств) по основному договору к должнику (плательщику) об уплате определенной денежной суммы через банк.

Расчеты платежными требованиями могут осуществляться с предварительным акцептом и без акцепта плательщика. Срок для акцепта платежных требований определяется сторонами по основному договору (но не менее 5 рабочих дней). При отсутствии в договоре такого срока сроком для акцепта считаются 5 рабочих дней.

Плательщик вправе отказаться от акцепта полностью или частично по основаниям, предусмотренным в договоре (отгрузка незаказанной, некачественной, нестандартной, некомплектной продукции, досрочная поставка, отсутствие утвержденных или согласованных цен и т. п.). Отказ от акцепта оформляется заявлением об отказе от акцепта установленной формы, которое составляется в 3-х экземплярах. Первый и второй экземпляры подписываются соответствующими должностными лицами и заверяются оттиском печати.

При полном отказе от акцепта платежное требование в тот же день возвращается банку-эмитенту вместе со вторым экземпляром заявления об отказе от акцепта для возврата получателю средств. Первый экземпляр заявления вместе с копией платежного требования остается в банке плательщика, а третий экземпляр заявления возвращается плательщику.

При частичном отказе от акцепта платежное требование оплачивается в сумме, акцептованной плательщиком. Первый экземпляр заявления об отказе от акцепта вместе с первым экземпляром платежного требования остаются в банке плательщика, второй экземпляр направляется в банк-эмитент, а третий возвращается плательщику.

Ответственность за необоснованный отказ от оплаты платежных требований несет плательщик.

При неполучении в установленный срок отказа от акцепта платежных требований они считаются акцептованными и на следующий рабочий день после истечения срока оплаты оплачиваются со счетов плательщика, а при недостаточности или отсутствии денежных средств на счете оплачиваются по мере поступления денежных средств в очередности, установленной законодательством.

Достоинством акцептной формы расчетов платежными требованиями является то, что она позволяет плательщику контролировать соблюдение поставщиком условий, предусмотренных договорами. Ее недостаток заключается в сравнительно медленном поступлении средств на счет поставщика (5 дней на акцепт и двойной срок почтового пробега).

Расчеты платежными требованиями, оплачиваемыми в безакцептном порядке, производятся, как правило, на основании соответствующих законов. В этом случае получатель должен указать в платежном требовании номер, дату принятия и название соответствующего документа. Как правило, со счетов плательщика в безакцептном порядке оплачиваются требования за газ, воду, электрическую и тепловую энергию, канализацию, пользование телефоном, почтово-телеграфные и некоторые другие услуги.

Инкассовое поручение является расчетным документом, на основании которого производится списание денежных средств со счета плательщика в бесспорном порядке.

Инкассовые поручения применяются:

• o если бесспорный порядок взыскания установлен соответствующими законами;
• o для взыскания по исполнительным документам;
• o в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору.

Инкассовое поручение составляется по установленной форме. В нем должна быть сделана ссылка на соответствующий закон, исполнительный документ или договор. К поручению должен быть приложен подлинник исполнительного документа или его дубликат.

При отсутствии или недостаточности денежных средств на счете плательщика инкассовое поручение исполняется по мере поступления денег в очередности, установленной законодательством.

Банки приостанавливают списание денежных средств в бесспорном порядке в следующих случаях:

• F по решению органа, осуществляющего контрольные функции в соответствии с законодательством, о приостановления взыскания;
• F при наличии судебного акта о приостановлении взыскания;
• F по иным основаниям, предусмотренным законодательством.

Периодически банк выдает владельцу счета выписку с расчетного счета. В ней показывается остаток на начало периода, движение за отчетный период с разбивкой по каждой операции и конечный остаток. Выписка с расчетного счета является регистром аналитического учета операций по расчетному счету. К ней прилагаются документы, по которым производится зачисление или списание средств.

Выписки с расчетного счета содержат следующие показатели:

• Ш номер расчетного счета;
• Ш дату (период), за который предоставляется выписка;
• Ш остаток средств на начало дня;
• Ш номер документа, на основании которого производилась операция;
• Ш шифр вида операции банка;
• Ш сумму операции;
• Ш итог оборотов по дебету и кредиту;
• Ш остаток на конец дня;
• Ш подписи исполнителя и контролера банка, штамп банка.

Полученные выписки с приложенными документами проверяются бухгалтерией предприятия. Сведения об ошибочно зачисленных или списанных суммах в тот же день сообщаются в кредитные учреждения. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.