Анализ функций участника автоматизируемого процесса

В автоматизируемых процессах участвуют сотрудники отдела продаж, то есть менеджеры по работе склиентами (менеджеры по продажам).

Рассмотрим функции менеджеров по продажам по отдельности:

В отделе продаж на данный момент 2 менеджера по продажам, работающие посменно с 09:00 до 21:00. Менеджер по продажам обрабатывает входящие звонки, заявки и уведомления в социальных сетях и ведёт клиента до заключения договоров/предоплаты.

Функции менеджера по продажам описаны в таблице, приведенной ниже:

Таблица 1.

Функции менеджера по продажам.

Формирование функциональных требований к чат-ботам

Моделирование текущего бизнес-процесса получения предоплаты от клиента Моделирование всех процессов проводилось на основе проведения интервью с участниками процессов и их непосредственными руководителями.

Описание нотации, используемой в моделировании процессов:

Таблица 2.

Нотация моделирования процессов.

Обозначение.	Название.
	Начало процесса, событие «Клиент зашёл на сайт».
	Окончание процесса, событие «Клиент вносит предоплату».
	Функция «обработка заявки».
	Роль участника процесса «Менеджер по продажам».
	Документ «Прайс услуг».
	СУБД «CRM-система».
	Логическая развилка «XOR». Выполнение следующей функциисобытия происходит после выполнения хотя бы одного из предыдущих.
	Логическая развилка «OR». Выполнение следующей функциисобытия происходит после выполнения только одного из предыдущих.
	Следующая функция начинается только после окончания предыдущей.

Участники процесса со стороны «Седьмое небо»:

· Менеджер по продажам Данный процесс является началом работы с клиентом. Он примечателен тем, что после его прохождения, а именно после предоплаты, клиент далее не отказывается и доходит до конца организации мероприятия. Большинство отказов клиентов происходят как раз на этом процессе, так как в этот момент клиент еще ищет подходящее агентство и сравнивает условия.

Рассмотрим сценарий процесса получения предоплаты от клиента:

• 1. Клиент заходит на одностраничный сайт, который описывает услуги агентства «Седьмое небо».
• 2. Если клиент заинтересован, то он оставляет заявку со своими данными. В противном случае — визит сайта закончен.
• 3. Менеджер по продажам обрабатывает заявку, описывает клиенту более подробную информацию по услугам, фиксируя важную информацию о клиенте в CRM-системе.
• 4. Если клиент заинтересован, то менеджер по продажам подготавливает коммерческое предложение и смету на основе данных СRM и прайса на услуги. В противном случае — клиент отказывается.
• 5. Клиент принимает решение: если одобряет, происходит предоплата, в противном случае отказ.

Рисунок 3. Бизнес-процесс «as-is»